Case Study przedsiębiorcy. Sygnaliści w zakładach pracy

25 września 2024 r. wejdzie w życie ustawa o ochronie sygnalistów, która wprowadza istotne zmiany w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Przepisy te nakładają na pracodawców nowe obowiązki, zwłaszcza dla firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Zmiany te budzą wiele pytań, szczególnie dotyczących roli sygnalisty i koniecznych modyfikacji w organizacji pracy.

Kim jest sygnalista?

Zgodnie z ustawą, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub publicznie ujawnia informacje o naruszeniu prawa, zdobyte w związku z wykonywaną pracą. Może to być pracownik, osoba współpracująca na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, członek zarządu, akcjonariusz, a także wolontariusz, praktykant lub stażysta. Celem sygnalisty nie jest zaszkodzenie organizacji, lecz zwrócenie uwagi na problemy, które mogą negatywnie wpłynąć na jej funkcjonowanie. W optymalnym scenariuszu zgłoszenia te prowadzą do poprawy sytuacji, co przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom.

Sygnaliści w zakładach pracy

Sygnaliści pełnią kluczową rolę w utrzymaniu zgodności z przepisami i promowaniu odpowiedzialnych praktyk biznesowych. Dzięki ich zgłoszeniom pracodawcy mogą wcześnie wykrywać nieprawidłowości i wprowadzać odpowiednie zmiany. Najczęściej sygnaliści działają w obszarach takich jak:

• Bezpieczeństwo i higiena pracy,
• Oszustwa finansowe,
• Naruszenia praw pracowniczych,
• Zagrożenia środowiskowe.

Ochrona sygnalistów

Jednym z głównych wyzwań, przed którym stoją sygnaliści, jest ryzyko represji ze strony pracodawców lub współpracowników. Aby przeciwdziałać temu zjawisku, Unia Europejska wprowadziła Dyrektywę 2019/1937, która ma na celu zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym
nieprawidłowości. Polska wdrożyła tę dyrektywę, a nowa ustawa zapewnia sygnalistom ochronę od momentu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że informacje są uzasadnione i odnoszą się do naruszenia prawa.

Sygnaliści mają być chronieni przed zwolnieniem, degradacją oraz innymi formami represji. Ustawa przewiduje również mechanizmy umożliwiające anonimowe zgłaszanie naruszeń, co dodatkowo wzmacnia bezpieczeństwo zgłaszających.

Korzyści dla pracodawców

Choć działania sygnalistów mogą budzić obawy w niektórych firmach, właściwe zarządzanie tym procesem przynosi liczne korzyści:

• Zwiększenie transparentności. Sygnaliści pomagają ujawniać problemy, które mogłyby zostać zignorowane lub ukryte.
• Zmniejszenie ryzyka prawnego. Wczesna reakcja na nieprawidłowości może uchronić firmę przed poważnymi konsekwencjami prawnymi.
• Poprawa kultury organizacyjnej. Promowanie uczciwości i otwartości w firmie buduje silniejsze relacje z pracownikami i interesariuszami.
• Zapobieganie stratom finansowym. Wykrycie nadużyć na wczesnym etapie pozwala uniknąć poważnych strat finansowych.

Wyzwania związane z sygnalistami

Mimo licznych korzyści, organizacje stoją przed kilkoma wyzwaniami w zarządzaniu zgłoszeniami sygnalistów. Kluczowe jest stworzenie jasnych procedur zgłaszania nieprawidłowości, aby pracownicy wiedzieli, gdzie i jak mogą zgłaszać obawy. Ważne jest również zapewnienie, że zgłoszenia będą traktowane poważnie. Kolejnym wyzwaniem są potencjalne fałszywe zgłoszenia – choć większość sygnalistów działa w dobrej wierze, zdarzają się przypadki, gdy zgłoszenia są motywowane osobistymi konfliktami.

Próg 50 pracowników

Nowe przepisy wymagają, aby pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób wdrożyli wewnętrzne procedury zgłaszania naruszeń. Oznacza to konieczność stworzenia kanałów komunikacji, które umożliwią przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń. Do liczby pracowników
wlicza się osoby zatrudnione na pełny etat oraz te pracujące na innych podstawach, takich jak umowy cywilnoprawne.

Zgłoszenia zewnętrzne i ujawnienia publiczne

Sygnalista ma możliwość dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, na przykład do organów publicznych lub Rzecznika Praw Obywatelskich, bez konieczności wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego. Może również zdecydować się na ujawnienie publiczne, jeśli wcześniejsze zgłoszenia nie spotkały się z odpowiednią reakcją.

Jak stworzyć skuteczny system ochrony sygnalistów?

Aby skutecznie zarządzać zgłoszeniami sygnalistów, organizacje powinny:

• stworzyć jasne procedury zgłaszania nieprawidłowości,
• zapewnić anonimowość i ochronę zgłaszających,
• przeprowadzać regularne szkolenia dla pracowników,
• reagować szybko i odpowiednio na zgłoszenia.

Temat sygnalistów stawia przed pracodawcami wiele nowych wyzwań, ale również otwiera możliwości poprawy transparentności i kultury organizacyjnej. Z odpowiednim wsparciem prawnym i odpowiednio skonstruowanymi procedurami, firmy mogą skutecznie wdrożyć system ochrony sygnalistów, tworząc bezpieczne i odpowiedzialne środowisko pracy.